മിനിറ്റുകളുടെ ആമുഖത്തിൽ, ഗുമസ്തൻ ഇനിപ്പറയുന്നവ വ്യക്തമാക്കുന്നു:
ഉത്തരം ഇതാണ്:
- മീറ്റിംഗ് വിഷയം.
- അതിന്റെ മീറ്റിംഗിന്റെ സമയവും സ്ഥലവും.
- അതിന്റെ പങ്കാളികൾ.
- ക്ഷമാപണം നടത്തുന്നവരും ഇല്ലാത്തവരും.
മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകളുടെ ആമുഖം റെക്കോർഡ് കീപ്പിംഗ് പ്രക്രിയയുടെ ഒരു പ്രധാന ഭാഗമാണ്.
ഇത് രചയിതാവ് എഴുതിയതാണ്, ഉത്തരം, മീറ്റിംഗിന്റെ വിഷയം, മീറ്റിംഗിന്റെ സമയവും സ്ഥലവും, പങ്കെടുക്കുന്നവർ തുടങ്ങിയ വിശദാംശങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുന്നു.
മീറ്റിംഗ് നടന്ന സ്ഥാപനത്തിന്റെയോ വകുപ്പിന്റെയോ പേര് മിനിറ്റിന്റെ മുകളിൽ വലതുവശത്ത് എഴുതിയിരിക്കുന്നു.
അതിന് പിന്നാലെയാണ് റെക്കോർഡിന്റെ തലക്കെട്ട്.
മീറ്റിംഗിൽ ചർച്ച ചെയ്ത കാര്യങ്ങൾ, എടുത്ത തീരുമാനങ്ങൾ, നിർദ്ദേശങ്ങളും ശുപാർശകളും, മിനിറ്റിലെ ഇനങ്ങൾ എന്നിവയെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ മിനിറ്റുകളുടെ ബോഡിയിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യണം, അതുവഴി അവരുടെ സംഭാവനകൾ രേഖപ്പെടുത്താൻ കഴിയും.
അവസാനമായി, നൽകിയിരിക്കുന്ന വിവരങ്ങൾ അനുസരിച്ച് ചർച്ച ചെയ്തതിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ ആവശ്യമായ പ്രവർത്തനം നിർണ്ണയിക്കണം.
കമ്പനിയുടെ മിനിറ്റ് റെക്കോർഡിംഗ് ബോർഡ് മീറ്റിംഗുകളിൽ മാത്രമല്ല, മറ്റ് ഔദ്യോഗിക സമ്മേളനങ്ങളിലും പരിമിതപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു, കാരണം എല്ലാ ഔദ്യോഗിക രേഖകളും രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതുണ്ട്.
